Mei 2000

Van de redactie

Ik zal kort zijn: in dit nummer een aantal zaken waarover in de afgelopen bestuursvergadering is gesproken. Ook de voorzitter stipt een aantal punten aan in zijn voorwoord. Verder eindstanden, eindpercentages en het verslag van de laatste bestuursvergadering. Het is een wat saai nummer, maar alleen stukjes van individuele leden kunnen hier verandering in brengen.

Borrelt er iets in je op voor de Xerxaan en ben je in de gelegenheid om via je computer te mailen: mijn adres is: m.schoonderbeek@hetnet.nl. Overigens staat elders in dit nummer nog een stukje met als doel de Xerxaan weer wat meer - maar vooral regelmatiger - leven in te blazen. Iemand nog ideeën hierover? Mail ze me.

Van de voorzitter

Dit voorwoord wil ik graag openen met de felicitaties aan de kampioensteams. Wij hopen de volgende competitie meer teams te kunnen feliciteren, dus hard trainen met z’n allen!

Op de vorige bestuursvergadering hebben we uitvoerig stilgestaan bij de financiële situatie van de vereniging. Daar hebben we diverse conclusies getrokken. De belangrijkste daarvan is dat we al enkele jaren aan ‘t interen zijn op het verenigingskapitaal en dat moet gestopt worden. Het blijkt dat het bondsgeld in de afgelopen jaren zo snel gestegen is, en dat met name voor de competitie spelende leden, dat de vereniging hier fors op toelegt. Op 10 mei is daarom in de bestuursvergadering afgesproken om dit bondsgeld vanaf 1 juli 2000 door te berekenen aan de competitiespelende leden in de contributie. Er komt dus een competitieverhoging per 1 juli 2000. Meer hierover elders in dit blad.

Wij zullen dit achteraf verantwoorden op de ledenvergadering, maar rekenen vast op uw fiat. Het gaat tenslotte om het financieel veiligstellen van de toekomst van onze vereniging.

Verder studeert het bestuur nog op verdere maatregelen om een halt toe te roepen aan het verder interen op het kapitaal.

Verder vind ik het leuk en sportief om te constateren dat de leden de beslissing van de jaarvergadering respecteren om in het nieuwe officiële clubshirt te spelen tijdens de competitie. Vanaf de kant van de zaal is het een fraai gezicht en we hebben al diverse complimenten gehad van andere verenigingen. Er hebben nog enkele leden - overigens op een nette manier - dwars gelegen, maar ik hoop dat ook deze leden in de volgende competitie in een clubshirt spelen. Elders in deze Xerxaan wordt nog teruggekomen op dit onderwerp.

Dan nu nog een ander pijnlijk onderwerp. Op diverse vergaderingen probeer ik iedereen te overtuigen van mijn grote zorgen over de financiële situatie van de Stichting. Hier doe ik dat nogmaals:

Per jaar moet de Stichting f 60.000,-- opbrengen om aan alle verplichtingen te voldoen. Dit bedrag wordt op dit moment bijeengegaard door:

a. subsidie : f 31.500,--

b. inkomst zaalhuur : f 16.000,--

c. baromzet : f 12.500,--

Totaal : f 60.000,--

De subsidie ontvangen we voor een periode van vijf jaar. Inmiddels zitten we in het derde jaar. Dus over twee-en-een-half jaar stopt de subsidie en moeten we die f 31.500,-- voortaan jaarlijks zelf ophoesten. Dit is dus vanaf 2003. Zoals het er nu uitziet halen we dat in de verste verte niet. We moeten reeds nu - per juli 2000 - maatregelen nemen om over twee-en-een-half jaar verder te kunnen. Waar denk ik dan aan?

1. de mogelijkheid om het tafeltenniscentrum de hele week ‘s avonds open te stellen om de verhuur van tafels - en daarmee de baromzet - een duw te geven in de goede richting. Wie wil eventueel een avond voor zijn rekening nemen? (Noot redactie: in de laatste bestuursvergadering van Xerxes is hierover gesproken en de meningen zijn verdeeld: eerst activiteiten binnenhalen of zomaar meer open?).

2. Andere vereniging binnenhalen;

3. Een eigen dartclub oprichten op dinsdag en/of woensdagavond?

4. In overleg met de deelgemeente proberen om onze kantine overdag bezet te krijgen voor andere activiteiten.

5. Het verhogen van de consumptieprijzen, hoewel dat indruist tegen mijn eigen principes.

Ik hoop dat uit bovenstaand verhaal duidelijk wordt dat het water ons aan de lippen staat en dat we NU forse maatregelen moeten nemen om over twee-en-een-half jaar te kunnen voortbestaan. Of heeft iemand anders nog een goed idee?!!

Bovenstaande vertel ik hier niet om negatief te zijn, maar wel om duidelijk te maken dat het hier om het voortbestaan van Stichting en Xerxes gaat.

Een laatste onderwerp in dit voorwoord. Ik heb een paar keer meegemaakt dat het erg druk was aan de bar met - door omstandigheden - maar één bartender (één van de weinige vrijwilligers voor de bar). Wat mij opviel was dat er allerlei opmerkingen gemaakt werden en vaak in negatieve zin. Bedoelde barklanten denken grappig te zijn, maar bij de vrijwilligers kunnen zulke opmerkingen - en zeker bij grote drukte - verkeerd vallen. Spring liever spontaan even bij om de drukte weg te werken. Of wijs een barklant op onvriendelijk gedrag. Uiteraard geldt: wie de schoen past trekt hem aan.

Tot slot mijn verzoek om na te denken over, en zo mogelijk mee te werken aan verbetering van de zaken die ik in dit voorwoord aan de orde heb gesteld.

Verder rest mij u, mede namens het bestuur, een prettige en fijne vakantie toe te wensen.

Karel van Ierland

Contributie

In de laatste bestuursvergadering is uitgezocht wat de vereniging nu precies méér betaalt aan bondsbijdragen voor competitiespelers dan aan bondsbijdragen voor recreanten. Aanleiding hiertoe is dat wij een aantal jaren aan het interen zijn op ons verenigingskapitaal. Dit doen wij met zo’n f 2.000,-- per jaar. Het lopende verenigingsjaar zal hierop geen uitzondering vormen. Uiteraard kan dit zo niet doorgaan want dan ziet de toekomst er weinig rooskleurig uit, zeker als er onvoorzien grote uitgaven gedaan moeten worden. Dit nog afgezien van het feit dat ook de totale bondsbijdragen in de afgelopen jaren zijn verhoogd, dus ook die voor de recreanten.

Kijken wij naar het verschil, dan komt dat uit op f 50,--. Dus: voor een competitiespelend lid draagt de vereniging f 50,-- per jaar meer af aan de bond dan voor een recreant. Kijken wij naar het verschil in contributie, dan is dat maar f 35,--. Een recreant betaalt dus f 35,-- minder aan contributie dan een competitiespelend lid.

Dit is voor het bestuur reden geweest te besluiten om per juli a.s. een verhoging van de contributie door te berekenen voor competitiespelers van f 15,--, zijnde het verschil tussen de hiervoor genoemde bedragen van f 35,-- (het verschil tussen contributie recreant en competitiespeler nu) en f 50,-- (zijnde het werkelijke verschil in te betalen bondsbijdragen).

Wij hopen op uw begrip voor deze beslissing.

Het bestuur

De tafels, een grote zorg

Van Rob Vermaat, penningmeester en materiaalbeheerder van de STB ontvingen wij een brief waarin hij vroeg om extra zorg te besteden aan het goed en voorzichtig behandelen van de tafels. In sommige tafels zitten al geulen in het speelvlak omdat er onzorgvuldig mee omgesprongen wordt. Daarom drie verzoeken:

wees zorgvuldig met het neerzetten en opbergen van de tafels;

zet ze neer zoals op tekening is aangegeven.

geef defecte materialen, zoals netjes en telborden, af aan de bar met daarbij vermelding van de aard van de beschadiging.

Alleen dan kunnen we nog lang plezier beleven aan de speelmaterialen.

Een tweede punt wat betreft het opruimen: help allemaal mee met het opruimen van de tafels nadat er gespeeld is. Veel leden vinden het al heel wat als ze een tafel hebben opgezet, maar helaas hoort het opruimen er ook bij. Nu zijn er steeds een paar mensen die voor het meeste werk moeten opdraaien. En in het slechtste geval moet degene die toch al als laatste naar huis gaat ook nog eens de troep in de zaal opruimen. Laten wij hier dus met z’n allen aan denken!

Het bestuur

Gedoogruimte voor het roken

Na lange discussie in het bestuur is vooralsnog besloten dat roken in de tussenruimte tussen zaal en kleedkamer gedoogd wordt. Dit houdt in: alléén daar en niet in kleedkamer en ook niet in de speelzaal. Probeer er daarbij op te letten dat de deur naar de kleedkamer gesloten is zodat de rook zoveel mogelijk beperkt kan blijven tot de tussenruimte. Het besluit tot dit gedogen heeft in belangrijke mate te maken met het feit dat rokende toeschouwers nauwelijks wedstrijden zullen bekijken als zij tussendoor hun sigaretje niet kunnen roken. Probeer wat het roken betreft rekening te houden met elkaar.

Het bestuur

Clubkleding

De clubkleding werkt! We zien er bijna professioneel uit. Een enkeling daargelaten is afgelopen seizoen door iedereen in het clubtenue gespeeld.

Toch waren er twee leden die bezwaar maakten tegen het dragen van het shirt. Het bestuur ontving een brief van één van de leden waarin hij kenbaar maakte dat tijdens de jaarvergadering werd gesproken over een borgsom, hetgeen suggereert dat bij teruggave van het shirt ook teruggave van de betaalde kosten hoort. In letterlijke zin heeft dit lid gelijk. Ten onrechte is tijdens de vergadering het begrip borgsom genoemd, waarschijnlijk als gevolg van de wijze waarop voor de jeugd clubshirts werden aangeschaft en uitgegeven, waarbij wel sprake was van een borgsom (deze shirts konden destijds door een eenmalige sponsoring worden bekostigd).

Het zou voor de vereniging onbetaalbaar zijn om ook bij de senioren met een borgsomsysteem te werken. Dat is ook de reden dat in dit geval gekozen is - en zo werd het tijdens de jaarvergadering ook bedoeld - voor een bijdrage van de vereniging aan de shirts. Het voordeel in dit geval is dus dat de leden minder hoeven te betalen voor het shirt. De voorzitter heeft de betreffende twee spelers hierover al mondeling benaderd. Binnenkort volgt een officiële reactie per brief.

Uitzondering hierop kan zijn als iemand om welke reden ook voor korte tijd bij de vereniging speelt. In dit geval kan - als de kleding in goede staat wordt terugontvangen - worden overgegaan tot terugbetaling.

Om misverstanden bij de overige leden te voorkomen hebben wij bovenstaand stukje in deze Xerxaan opgenomen.

Het bestuur

De Xerxaan en de toekomst

Het loopt niet! Kopij blijft een probleem. En zonder kopij geen Xerxaan. Om de zaak weer wat op de rails te zetten hebben wij in de laatste bestuursvergadering afgesproken dat:

1. voor het hele jaar de data worden vastgesteld voor de bestuursvergadering;

2. deze vergadering tevens geldt als deadline voor inleveren van kopij door het bestuur;

3. de notulen van de gehouden vergadering uiterlijk twee weken na dato in bezit zijn van de redactie;

4. de donderdag na de bestuursvergadering geldt als inleverdatum voor de leden;

5. de Xerxaan maximaal drie weken na die datum uitkomt, onafhankelijk van de hoeveelheid kopij.

Dit alles houdt wel in dat de Xerxaan in het slechtste geval kan bestaan uit niet meer dan een inhoudsopgave, een voorwoord door de voorzitter, een overzicht van het bestuur, verjaardagen en eventueel vertrokken en nieuwe leden. Laat dit opnieuw een aansporing zijn voor iedereen om eens iets te schrijven. Mijn mailadres: m.schoonderbeek@hetnet.nl

Marijke

Trainen in het nieuwe seizoen

Als bestuur met een krimpend budget waren wij bang dat we de trainer niet nog een seizoen konden bekostigen, zelfs niet met een eigen bijdrage van de meetrainende leden van f 25,-. Omdat de training door een aantal spelers toch op hoge prijs wordt gesteld is Ans op pad gegaan om te kijken of zij de leden bereid vond om zich opnieuw in te schrijven voor de training voor volgend seizoen, maar dan met een eigen bijdrage van f 50,-. Dit lijkt inmiddels gelukt te zijn, zodat wij ons ook het aanstaande seizoen weer tien keer onder begeleiding in het zweet kunnen werken.

Het bestuur

Notulen bestuursvergadering 10 mei 2000

Afwezig: Peter de Klerk

Opening:

De vergadering wordt om 20.40 uur geopend.

Bestuursproblemen

Er zijn bestuursproblemen gerezen tussen Dick en Ans over een aantal afgesproken activiteiten die zijn blijven liggen. Dick geeft aan de laatste tijd, mede door persoonlijke omstandigheden, moeite te hebben met zijn motivatie voor het PR-werk en geeft na discussie aan zijn functie te willen neerleggen. Voordat Dick vertrekt bedankt de voorzitter Dick voor al het werk hij in de afgelopen jaren gedaan heeft.

Notulen 7 maart 2000:

Spaarregeling moet worden spaarrekening. Linda zal informeren of de rekening die wij willen openen ook voor een zakelijke rekening mogelijk is.

Peter zal de declaratieformulieren voor reiskostenvergoeding maken.

Het internaat moet de shirts nog terugbrengen.

Marijke zal nog een brief aan Arthur sturen over wel/geen borgsom voor de shirts.

Marijke zal nieuw Xerxes-postpapier maken.

Tafels opbergen

Er staan nu duidelijke tekentjes op de grond, zodat een ieder nu moet begrijpen hoe de tafels opgeruimd moeten worden. Er komen nieuwe rolluiken in de zaal, misschien zal er dan ook voor een deur gezorgd worden voor de ruimte waar de tafels staan.

ID-baan

In mei worden er in de deelgemeente besluiten genomen over dit soort zaken. We verwachten dus binnenkort uitsluitsel over een eventuele ID-baan voor John.

Er zal nagegaan worden of de Boer en de Jong al betaald hebben voor de advertenties in de Xerxaan.

Training

Omdat er genoeg senioren zijn die aan de training willen meedoen en bereid zijn om fl. 50,- per seizoen te betalen, zal er in ieder geval nog een seizoen doorgegaan worden met Ton de Gruyl (dus van september tot december).

Zaalhuur

We hebben de rekening van de zaalhuur ontvangen. Deze zal voldaan worden.

Jeugd

Er zijn nog maar 6 jeugdleden over, die volgend jaar ook competitie willen spelen.

Ingekomen stukken

1. Er is een brief binnengekomen van de wijk Bospolder/Tussendijken met de vraag of we willen meewerken aan de open dag van de wijk. Alle sportverenigingen van de wijk zullen hieraan deelnemen. Alle promotie en reclame zullen verzorgd worden door de wijkorganisatie. De kosten tot fl. 1000,- zullen vergoed worden. Het kost ons dus alleen wat inzet. We vinden uit oogpunt van de Stichting dat we hier inderdaad aan mee moeten werken. Er zal een datum geprikt moeten worden. Carel zal contact opnemen met de wijkorganisatie.

2. Het jaarverslag van de NTTB is binnengekomen. De ledenvergadering van de NTTB is 20 mei a.s. Carel en John zullen hier heen gaan namens Xerxes.

Financiële toestand Xerxes

Er zal een contributieverhoging moeten komen. Ten eerste bij de competitiespelers, omdat er scheefgroei is tussen de competitiespelers en de recreanten. De contributie van de NTTB is namelijk de laatste jaren fors gestegen. Met deze motivatie willen we al voor het komende jaar een contributieverhoging doorvoeren van fl. 15,-. Dit zal eerst in de Xerxaan uitgelegd worden. Een korte motivatie zal ook worden weergegeven op de acceptgirokaarten. Hierna zal het in de algemene ledenvergadering nog aan de orde komen

Xerxaan

Marijke stelt aan de orde dat de Xerxaan niet zonder kopij gemaakt kan worden. De voorzitter zal voor een voorwoord zorgen en de officiële stukken overleggen. Linda zal de verjaardagen, nieuwe en oude leden en adreswijzigingen naar Marijke mailen. Ans zal de notulen weer sneller proberen te verzorgen, zodat deze ook weer in de Xerxaan kunnen. Verspreiding: De eerstvolgende twee Xerxanen zullen door Marijke verspreid worden. Eerst zullen ze twee weken in het clubhuis liggen. Hierna zal Joost ze in Rotterdam bezorgen. De leden buiten Rotterdam krijgen deze dan per post. Na deze twee keer zal Linda de verspreiding buiten Rotterdam verzorgen.

Hoofd barcommissaris

John stapt per 1 juli a.s. op als hoofd barcommissaris. Hij blijft wel schoonmaken en zal ook wel gewoon barcommissaris blijven. Carel zal met Joost overleggen of hij dit wil overnemen. Er wordt eerst doorgenomen wat de precieze taak zal zijn. Het voornaamste is het maken van een barschema en het regelen van bardiensten bij ziekte en afwezigheid. Verder willen we de leden verzoeken het barpersoneel wat vriendelijker te behandelen en vragen of men bij grote drukte misschien eens een handje wil helpen.

Teamsamenstelling

Voor 25 juni moet de teamindeling klaar zijn. Er gaan wat stemmen op binnen de vereniging dat wij als bestuur wat meer aandacht moeten besteden als leden een aantal maanden niet op komt dagen. Linda zal bekijken welke mensen de laatste 3 maanden niet geweest zijn. Marijke zal hierna contact opnemen met deze personen.

Kascontrole

De kascontrole zal bij Linda thuis plaatsvinden in combinatie met het verzenden van de acceptgiro’s.

PR-commissie

Nu Dick is afgetreden zal er iemand gezocht moeten worden die de PR wil doen. Hij/zij moet in ieder geval administratief onderlegd zijn. Hij/zij kan Marijke ondersteunen met de Xerxaan, bijvoorbeeld bij het verzorgen van advertenties. Verder kan hij/zij mogelijkheden van sponsoring onderzoeken/uitwerken.

Begroting/jaarrekening STB

Carel overlegt de financiële papieren van de Stichting. Daar deze er ook niet zo rooskleurig voorstaat, zullen in principe o.a. de consumptieprijzen wat omhoog moeten. Uiteraard is een besluit daarover aan het STB, maar Carel wil ons daar als belangrijkste afnemer graag over horen. Overlegd wordt welke consumpties het meeste in aanmerking komen voor een verhoging. Dit zijn bier en chocomel. Misschien kan de bierwacht minder vaak komen, ook dit drukt de prijs. Kan er een advertentie gezet worden in de wijkbladen en de plaatselijke kranten voor het verhuur van de zaal? Dit zal met de deelgemeente overlegd worden.

Rondvraag

Marijke stelt voor dat er een jaaragenda gemaakt wordt voor de bestuursvergaderingen.

Drie weken na iedere bestuursvergadering zal er een Xerxaan uitkomen. Twee weken voor dat deze uitkomt wil Marijke graag haar kopij, evenals de notulen. Bestuursvergaderingen met vaste agenda aangevuld met nieuwe ontwikkelingen. Zesmaal per jaar een bestuursvergadering en dus ook zesmaal per jaar een Xerxaan.

Sluiting

De vergadering wordt om 23.30 uur gesloten.

Volgende vergadering

woensdag 6 september 2000

Voor vragen of opmerkingen e-mail naar ttc@xs4all.nl